martes, 24 de abril de 2012

Gestión de Proyectos, Procesos y Conocimiento



Gestión Estratégica


Definición de Wikipedia, la Gestión de Proyectos también conocida como Gerencia, Dirección o Administración de proyectos es la disciplina de planear, organizar, asegurar y coordinar recursos y personas para cumplir con los Objetivos, Entregables y Criterios de Éxito de los proyectos. Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas para lograr un fin específico, con un comienzo y fin claros, sujeto a tres "restricciones" principales: Tiempo, Presupuesto y Alcance.

Hemos encontrado una propuesta muy interesante en cuanto a la gestión, administración, planeamiento y solución de control de proyectos, procesos y calidad. La firma Colombiano - Británica eTask-it Technologies Ltda. es una compañía SaaS con operaciones en USA, Europa y América Latina, son reconocidos en el mercado internacional como una de las principales compañías de tecnología, que proporcionan soluciones de software para las organizaciones de los proyectos impulsados con particular énfasis en la gestión del conocimiento, la transparencia, la colaboración y la mejora continua.

E Task-it es una solución de Automatización de Proyectos única en el mercado, que agrupa los beneficios de Gestión de Proyectos (PPM), Gestión de Procesos (BPM) y Gestión de Conocimiento (KM).

Como gestionar inteligentemente sus proyectos a través de una solución en la nube diseñada para la creación, manejo, control y mejoramiento de sus proyectos.
Visión

Conocemos los retos que enfrentan las organizaciones de prestación de servicios frente a la falta de consistencia y transparencia, las dificultades para encontrar y conservar los recursos calificados, especialmente en el sector IT, y el tener que reinventar la rueda cada vez que un servicio debe ser entregado a un cliente.
eTask-it hace posible la definición, la entrega, gobierno y mejora continua de los servicios, la orquestación de su gente, procesos y socios para ofrecer servicios repetibles de alta calidad y alcanzar un alto margen de rentabilidad.
Nuestra visión es convertirnos en el estándar internacional de cómo los proyectos deben ser entregados: ofreciendo herramientas para crear un ecosistema de proyectos entregados con transparencia, alta calidad y colaboración y permitiendo a las compañías se conviertan en organizaciones de aprendizaje y así ayudarles a alcanzar su máximo potencial.
Proyectos exitosos, todo el tiempo

eTask- it es una solución de automatización de servicios profesionales (PSA) para la entrega de proyectos exitosos, ofreciendo mejoramiento continuo como su principal valor
Control Dinámico, produce resultados.

eTask-it es la solución en línea para la gestión de proyectos con la poderosa capacidad de gobierno y control requerido para alcanzar los mejores resultados.
Captura y Refina, mejores prácticas

eTask-it es el software de PSA en línea, que utiliza la estructura única de plantillas de procesos (Blueprints) para hacer de las mejores prácticas una realidad.

eTask-it ofrece una gestión de portafolio y proyectos (ppm) de una manera consistente y repetible. eTask-it es también una solución de automatización de servicios profesionales (PSA) en línea. En adición a las herramientas tradicionales de software de PSA, eTask-it tiene un único e innovador motor de Blueprints, que provee la habilidad de definir, gobernar y ofrecer una retroalimentación continua para alcanzar mejores prácticas. eTask-it se ha desarrollado específicamente basado en las metodologías de procesos más avanzadas como Prince2, Scrum, Agile e ITIL. Adicionalmente, modelos de madurez como CMMI, CMMI para servicios y estándares como ISO proveen una ejecución de proyectos óptima, entregan éxitos repetibles, minimizan sobrecostos y  aumentan los márgenes.

eTask-it es una solución de Automatización de Proyectos única en el mercado que combina los beneficios de tres diferentes tecnologías: Gestión de Portafolio de Proyectos (PPM), Gestión de Procesos (BPM) y Gestión del Conocimiento (KM). eTask-it le ayuda a su organización a definir, ejecutar, controlar y gobernar sus proyectos.

Basado en nuestra tecnología propietaria BluTec™, eTask-it le da la posibilidad de documentar sus mejores prácticas dentro Blueprints detallados, definir reglas de conformidad, asegurarse que estas están siendo seguidas y finalmente usar los datos e información cualitativa arrojados por cada proyecto para enriquecer los Blueprints originales dentro de un ciclo de mejoramiento continuo.

Desde la definición y la mejora de sus mejores prácticas, hasta el aseguramiento de que los proyectos son completados de una manera consistente y exitosa, eTask es la solución de gestión de proyectos en línea, que puede ayudarle ahora mismo y puede crecer con usted a medida que su negocio madura, mejorando su eficiencia y sus márgenes de rentabilidad.
1.    Definir procesos
a.    Estructure sus servicios con Blueprints que reflejan las mejores prácticas de su organización

b.    Transforme el conocimiento personal en conocimiento de la empresa

c.     Cree una librería de todos sus procesos, para que puedan ser fácilmente reutilizados

d.    Estructure calidad directamente a sus procesos.
2.    Entregar proyectos

          a.    Ofrezca a su gerente de proyecto las herramientas adecuadas y una         
                 estructura, en lugar de una pizarra en blanco
b.    Gestione todos los proyectos en un entorno de colaboración en tiempo real
c.     Soporte a los usuarios con guías de tareas, plantillas e instrucciones
d.    Controle en tiempo real el presupuesto, los recursos y la calidad de cada proyecto.
3.    Gobernar resultados
a.    Monitoree su portafolio de proyectos en línea, en tiempo real
b.    Integre las reglas de gobernabilidad en sus procesos y asegure su cumplimiento
c.     Dirija su portafolio de proyectos, no sólo por tiempo y costos, sino también por calidad
d.    Utilice reportes configurables y tableros de control para manejar todos sus proyectos y recursos
e.    Controle la calidad durante el ciclo de vida del proyecto, y no al final del mismo.
4.    Mejorar prácticas
a.    Aprenda de cada proyecto en una retroalimentación continua
b.    Utilice los datos históricos y las herramientas estadísticas para optimizar presupuestos y planificar esfuerzos
c.    Benefíciese de la acumulación de experiencias personales de cada gerente de proyecto que entrega un servicio
d.    Aproveche estructuras de calidad y mejora como ITIL, PRINCE2, CMMI, Agile, las cuales se incluyen dentro de la plataforma eTask-it.

Mas información favor contactese a traves de consultoria@pcgperu.com


viernes, 20 de abril de 2012

Inteligencia Estratégica de Negocios


BI Inteligencia de Negocios (Business Intelligence)

Una definición podría ser algo así como utilizar la información automatizada que tienes extrayendo de una forma inteligente los datos e indicadores que mostrados de forma adecuada te permitirán tomar decisiones estratégicas para tu área, negocio y la empresa.

Una definición más especializada pero a la vez simple, seria la que nos da LiteBI  Empresa española proveedora de soluciones de BI - Inteligencia de Negocios, ahora disponible desde la “Nube” o llamada también Cloud Computing para los diferentes escenarios y mercados de negocios en el mundo.

¿Qué es el Business Intelligence?

El Business Intelligence (BI ó Inteligencia de Negocios) tiene como objetivo ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones y a conseguir mejor control de negocio.
Información más fácil
Todas las empresas se gestionan con información, pero muchas veces el proceso es lento y costoso. Es habitual utilizar usar Excel o Informes manuales, con problemas de mantenimiento y fiabilidad.
El Business Intelligence agiliza y automatiza esos procesos. Haciendo que gestionar negocios en base a información real, actualizada y fácil de entender sea algo suma-mente sencillo.
”La información adecuada, para la persona adecuada, en el momento adecuado”

Control del Negocio

Las herramientas de Business Intelligence ofrecen a las personas que toman las decisiones herramientas que facilitan el proceso:

Cuadros de Mando para medir la evolución de los Indicadores clave del negocio cómo controlar las ventas o la situación económica.
Informes dinámicos (OLAP) con los que buscar causas o tendencias de forma sencilla y que permiten analizar clientes, proveedores, producción, etc., en profundidad.

”No es posible gestionar lo que no se puede medir”

Para tu departamento

Para un Director General:

Para obtener información integrada de calidad de todo el negocio y poder controlar la estrategia de la compañía y las desviaciones de los objetivos.

Para un Director Financiero:

Un ahorro significante de tiempo por no tener que confeccionar informes de manera manual, aportando flexibilidad.

Para un Director Comercial:
El poder analizar el negocio, los procesos comerciales y a los clientes desde diferentes enfoques para aportarle una visión proactiva en el mercado.
Para cualquier otra persona en la organización que necesite tener la información oportuna para tomar las mejores decisiones de una manera ágil.
Existen muchas soluciones de Inteligencia en el Mercado, pero pocas como LITEBI es una solución de Business Intelligence fácil potente y asequible.


martes, 17 de abril de 2012

Automatización de los Procesos


 

Gestión de los Procesos del Negocio

Una definición simple y a la vez muy punctual y didactica que hemos encontrado es la que aparece en Wikipedia y nos permitimos reproducir en adelante.
“Se llama Gestión o administración por procesos de negocio (Business Process Management o BPM en inglés) a la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia y Eficacia) de la Organización a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. El Modelo de Administración por Procesos, se refiere al cambio operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una operación de administrar por procesos.”
Nuestra definición en base a lo aprendido y leído, se puede definir de la siguiente forma. Los procesos son una serie de actividades interconectadas que transforma una entrada a una salida. Ningún proceso es "perfecto" por lo tanto, las oportunidades de mejora siempre están presentes.
Business Process Management como una disciplina comienza con la identificación de los procesos existentes en una organización. Estos son un conjunto de actividades de entrada y salida, que ayudan a una organización a crear valor para sus clientes. Pueden ser procesos de operación, mantenimiento, procesos de apoyo comercialización, suministro, ventas y mucho más.
Conceptos
Por lo general, los Gerentes usan información que capturan de sus procesos de inventario, producción, ventas, logística, etc.; pero raramente utilizan esa información para crear un nuevo valor de negocio con sus clientes.
Los negocios de hoy en día se manejan en dos mundos:
·    El mundo físico, en donde la Gerencia puede tocar, ver los recursos y procesos que se manejan.
·    El mundo virtual, en donde se despliega la información a través de  internet para realizar cualquier tipo de transacción.
                                                                                                              
Procesos de Negocios
Los procesos de negocios se definen como un conjunto de tareas o Actividades en donde cada una de ellas posee una entrada y una salida y su ejecución se encuentra condicionada a los estados que pueda tomar cada actividad de acuerdo a las condiciones que se plantee dentro del proceso.
Por otro lado, los Procesos de Negocios  requieren de la identificación de los insumos, productos, métodos, procedimientos, los recursos que se utilizan y la medición actual de la eficiencia del proceso para conocer si cumplen con los objetivos o indicadores estratégicos señalados por la Empresa.
En el análisis de los Procesos de Negocios se debe identificar en primer lugar los diferentes tipos de procesos que existen dentro de las Organizaciones  con el objeto de ubicar al Proceso de Negocio en estudio dentro del contexto en el cual se debe desenvolver correctamente
Concepto de Business Process Management (BPM)
Es una metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar la eficiencia y eficacia de una organización a través de la gestión por procesos de negocios, los cuales se deben modelar, organizar documentar y optimizar en forma continua.
 A través del modelado de actividades de los procesos, puede lograrse un mejor entendimiento del funcionamiento de la Organización y una oportunidad para mejorarlos.
Por qué BPM?
En las Organizaciones se crean muchas islas de información en donde los usuarios manejan su propia data a través de una herramienta como Excel y la comunicación la realizan generalmente mediante correos electrónicos en el mejor de los casos. Ante un escenario como este las Organizaciones difícilmente pueden compartir la información que genera cada usuario en el día a día, ni los sistemas transaccionales son capaces de capturar y administrar esta data.
Esto produce un flujo de información limitado entre personal y departamentos, poca visibilidad de la información y productividad limitada.
Una vez que se tiene identificado los procesos y los requerimientos de entradas y salidas de datos; fácilmente se puede definir estrategias que permitan interconectarse con los sistemas transaccionales de la Organizaciones a través de herramientas BPMS (Business Process Management Systems) actuando como un interlocutor entre los requerimientos de los usuarios, procesos y los sistemas transaccionales, tal como se gráfica a continuación:
Beneficios de un BPM
La administración de una Organización orientada hacia los Procesos  (BPM) proporciona a las instituciones una administración focalizada en las tareas, actividades, y el flujo de información del proceso, que  permite:
·    Simplificar procesos y mejorar la productividad
·    Interconectar personas, departamentos y sistemas
·    Eliminar trámites basados en papeles
·    Reducir costos operacionales
·    Aumentar productividad
Que aporta un BPM?
·   Los Gerentes hacen frente a situaciones altamente competitivas que exigen garantizar la satisfacción de sus clientes.
·   La Gestión por Procesos percibe la Organización como un Sistema Interrelacionado.
·   La Gestión por Procesos atraviesa la estructura departamental en forma horizontal.
·   La Gestión por Procesos, asigna propietarios o responsables a los procesos.
·   La Gestión por Procesos provee un flujo de información continuo dentro de la estructura organizacional.
·   La Gestión por Procesos determina qué actividades necesitan ser mejoradas o rediseñadas.
·   La Gestión por Procesos hace posible la comprensión de cómo están configuradas las actividades y tareas que conforman el trabajo, de sus fortalezas y debilidades.
Por qué un BPM agrega valor a una Organización
·   ESTABLECE un esquema de evaluación del proceso en su conjunto.
·   FOMENTA la comunicación interna y externa y la participación en la gestión.
·   INTEGRA los diferentes elementos del proceso y  otras soluciones.
·   COMPRENDE desde la base las relaciones de causa y efecto de los problemas.
·   IDENTIFICA las actividades que no aportan valor y ayuda a su rediseño.
·   EVITA la excesiva departamentalización de la Organización Pública.
·   NORMALIZA los métodos de información interna y externa.
·   CONTROLA y elimina los tiempos muertos.
·   INDIVIDUALIZA las responsabilidades de modo sencillo y directo.
·   ACTUALIZA y simplifica la documentación de forma permanente.
Este es un alcance que esperamos haya servido para interesar o entender que y cuales son los procesos del negocio, porque es importante tenerlos en cuenta e incorporarlos como parte y práctica importante de una empresa.

lunes, 16 de abril de 2012

Gestión y Administración de la Información

Sistemas de Gestión de RRHH

La Gestión de los Recursos Humanos dentro de una organización pequeña, mediana, grande o corporativa, tiene el mismo valor como entendimiento de que nuestro personal es uno de los ejes fundamentales sobre el cual se edifica una empresa, una organización.

Cuando hablamos de pilares para el desarrollo de un negocio, estamos hablando de los cimientos fundamentales de una empresa, sin él no podríamos establecer una organización robusta, con trascendencia en el tiempo, y preparada para resistir los embates y exigencias del desarrollo y la competencia.




Si coincidimos con lo anteriormente expuesto cuales deberían de ser las premisas con las que deberíamos de trabajar: 1) una política activa de recursos humanos, 2) una inclusión e integración al interior de la empresa entre las políticas de rrhh, los trabajadores y los dirigentes ejecutivos, y 3) una herramienta de software es decir un sistema de información que le permita a la empresa integrar desde el contacto inicial al trabajador con el conjunto de experiencias y temas relacionados con su desarrollo profesional al interior de su organización.
En cuanto a las dos primeros puntos, buscaremos la opinión de entendidos y profesionales en el tema de las mejores prácticas y políticas para la Gestión de los Recursos Humanos de una Empresa u Organización, para el desarrollo de sus colaboradores, para los temas inherentes como la inclusión, el empoderamiento, el liderazgo, el ambiente ideal de trabajo, la fidelización, el perfilamiento profesional, la capacitación, la transferencia y la actualización del conocimiento, la delegación, la responsabilidad social, el eco sistema empresarial y organizacional, entre otros importantes temas.
Quiero iniciar nuestro aporte y dialogo partiendo desde nuestra experiencia y punto de vista, tanto como colaborador y trabajador en empresas y organizaciones, como usuario, o como consultor de procesos, organización y negocios aplicando sistemas de información como parte de una solución para la Gestión de Recursos Humanos.
Diremos primero que la premisa de un buen sistema de información es aquel que genera valor hacia el interior de la organización y las empresas, así como desde las mismas hacia el exterior impactando en los clientes, los proveedores, la comunidad, la familia y la sociedad en su conjunto. Sin esto, solo sería una herramienta de software mas, una de tantas que existen en los mercados de soluciones tecnológicas.
Partamos de un ejemplo inicial, de cómo enfrenta una empresa u organización a la necesidad de proveerse o cubrir los puestos de trabajo solicitados por la organización, la empresa, un proyecto, o un área determinada. Podríamos decir simplemente que buscando un trabajador con o sin experiencia, con un perfil de la necesidad del puesto, hecho en base a un tema teórico o practico, con un esquema organizacional, o con la necesidad de y por la visión del negocio, esto último es muy importante definir, pues las empresas que se van perfilando profesionalmente, y actualizando en las mejoras que impacten en el negocio, van a requerir una búsqueda de personal distinta a la tradicional o inicial, en otras palabras alineamos puestos de trabajo con la visión del negocio o no.
Desde la forma en que internamente se registran y tramitan las solicitudes de requerimiento de recursos humanos, la estructuración del perfil de la necesidad, pasando por la asignación de recursos y presupuesto, o el proceso de aprobación de una solicitud, hasta la búsqueda del talento, de modo directo o a través de empresas especializadas, todo este proceso requiere de un sistema que lo respalde.
Para salir a captar talento, profesionales o técnicos es todo un proceso igualmente complejo y que el sistema debe registrar y facilitar su seguimiento detallado.
Un registro adecuado del personal que ingresa, como llegaron, cuál era su nivel profesional y el aporte que podrían tener en la organización, en que se le va a capacitar, en que se va incidir, en el tiempo su potencial se irá incrementando como se va a manejar, cuales son los planes de capacitación que tendrán los diferentes trabajadores, como se van a distribuir según las áreas, requerimientos y necesidades del negocio.
Entonces una empresa que va creciendo, que se va transformando, y que se desarrolla como tal, que va incorporando nuevo personal, que busca y requiere experiencia, que esta una tendencia de mejora continua, que requiere control y seguimiento del crecimiento de sus colaboradores, deberá de utilizar sistemas con mayor capacidad de gestión y mejor manejo de información, con capacidad de alineamiento hacia las necesidades del negocio, con indicadores de gestión, que le permitan valorar a su personal con mayor y mejor asertividad, necesita de sistemas que le permitan administrar la gestión de sus recursos humanos.
Este sistema de gestión contemplara los indicadores de evaluación, desarrollo y crecimiento, cumplimiento de las tareas y gestión asignados, el cumplimiento de sus metas y objetivos, el valor agregado que pueda darle a su carrera y labor, la puntuación y evaluación de sus jefes, la evaluación o feedback (retroalimentación) del desempeño y aporte a la consecución de los objetivos tanto personales o grupales, así como los empresariales, percepción y evaluación que tienen no solo sus jefes sino también sus compañeros de trabajo.
Los criterios de evaluación y las políticas de la organización deberán ser contemplados y servirán como parte de los indicadores de gestión y evaluación. El sistema deberá de poder alimentarse de diferentes fuentes de información y base de datos, así como también deberá de poder conectarse hacia diferentes sistemas de información. Este es solo un avance, continuaremos tocando este importante tema.