Automatización de los Procesos

 

Gestión de los Procesos del Negocio

Una definición simple y a la vez muy punctual y didactica que hemos encontrado es la que aparece en Wikipedia y nos permitimos reproducir en adelante.

“Se llama Gestión o administración por procesos de negocio (Business Process Management o BPM en inglés) a la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia y Eficacia) de la Organización a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. El Modelo de Administración por Procesos, se refiere al cambio operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una operación de administrar por procesos.”

Nuestra definición en base a lo aprendido y leído, se puede definir de la siguiente forma. Los procesos son una serie de actividades interconectadas que transforma una entrada a una salida. Ningún proceso es "perfecto" por lo tanto, las oportunidades de mejora siempre están presentes.

Business Process Management como una disciplina comienza con la identificación de los procesos existentes en una organización. Estos son un conjunto de actividades de entrada y salida, que ayudan a una organización a crear valor para sus clientes. Pueden ser procesos de operación, mantenimiento, procesos de apoyo comercialización, suministro, ventas y mucho más.

Conceptos

Por lo general, los Gerentes usan información que capturan de sus procesos de inventario, producción, ventas, logística, etc.; pero raramente utilizan esa información para crear un nuevo valor de negocio con sus clientes.

Los negocios de hoy en día se manejan en dos mundos:

·    El mundo físico, en donde la Gerencia puede tocar, ver los recursos y procesos que se manejan.

·    El mundo virtual, en donde se despliega la información a través de  internet para realizar cualquier tipo de transacción.

                                                                                                              

Procesos de Negocios

Los procesos de negocios se definen como un conjunto de tareas o Actividades en donde cada una de ellas posee una entrada y una salida y su ejecución se encuentra condicionada a los estados que pueda tomar cada actividad de acuerdo a las condiciones que se plantee dentro del proceso.

Por otro lado, los Procesos de Negocios  requieren de la identificación de los insumos, productos, métodos, procedimientos, los recursos que se utilizan y la medición actual de la eficiencia del proceso para conocer si cumplen con los objetivos o indicadores estratégicos señalados por la Empresa.

En el análisis de los Procesos de Negocios se debe identificar en primer lugar los diferentes tipos de procesos que existen dentro de las Organizaciones  con el objeto de ubicar al Proceso de Negocio en estudio dentro del contexto en el cual se debe desenvolver correctamente

Concepto de Business Process Management (BPM)

Es una metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar la eficiencia y eficacia de una organización a través de la gestión por procesos de negocios, los cuales se deben modelar, organizar documentar y optimizar en forma continua.

 A través del modelado de actividades de los procesos, puede lograrse un mejor entendimiento del funcionamiento de la Organización y una oportunidad para mejorarlos.

Por qué BPM?

En las Organizaciones se crean muchas islas de información en donde los usuarios manejan su propia data a través de una herramienta como Excel y la comunicación la realizan generalmente mediante correos electrónicos en el mejor de los casos. Ante un escenario como este las Organizaciones difícilmente pueden compartir la información que genera cada usuario en el día a día, ni los sistemas transaccionales son capaces de capturar y administrar esta data.

Esto produce un flujo de información limitado entre personal y departamentos, poca visibilidad de la información y productividad limitada.

Una vez que se tiene identificado los procesos y los requerimientos de entradas y salidas de datos; fácilmente se puede definir estrategias que permitan interconectarse con los sistemas transaccionales de la Organizaciones a través de herramientas BPMS (Business Process Management Systems) actuando como un interlocutor entre los requerimientos de los usuarios, procesos y los sistemas transaccionales, tal como se gráfica a continuación:

Beneficios de un BPM

La administración de una Organización orientada hacia los Procesos  (BPM) proporciona a las instituciones una administración focalizada en las tareas, actividades, y el flujo de información del proceso, que  permite:

·    Simplificar procesos y mejorar la productividad

·    Interconectar personas, departamentos y sistemas

·    Eliminar trámites basados en papeles

·    Reducir costos operacionales

·    Aumentar productividad

Que aporta un BPM?

·   Los Gerentes hacen frente a situaciones altamente competitivas que exigen garantizar la satisfacción de sus clientes.

·   La Gestión por Procesos percibe la Organización como un Sistema Interrelacionado.

·   La Gestión por Procesos atraviesa la estructura departamental en forma horizontal.

·   La Gestión por Procesos, asigna propietarios o responsables a los procesos.

·   La Gestión por Procesos provee un flujo de información continuo dentro de la estructura organizacional.

·   La Gestión por Procesos determina qué actividades necesitan ser mejoradas o rediseñadas.

·   La Gestión por Procesos hace posible la comprensión de cómo están configuradas las actividades y tareas que conforman el trabajo, de sus fortalezas y debilidades.

Por qué un BPM agrega valor a una Organización

·   ESTABLECE un esquema de evaluación del proceso en su conjunto.

·   FOMENTA la comunicación interna y externa y la participación en la gestión.

·   INTEGRA los diferentes elementos del proceso y  otras soluciones.

·   COMPRENDE desde la base las relaciones de causa y efecto de los problemas.

·   IDENTIFICA las actividades que no aportan valor y ayuda a su rediseño.

·   EVITA la excesiva departamentalización de la Organización Pública.

·   NORMALIZA los métodos de información interna y externa.

·   CONTROLA y elimina los tiempos muertos.

·   INDIVIDUALIZA las responsabilidades de modo sencillo y directo.

·   ACTUALIZA y simplifica la documentación de forma permanente.

Este es un alcance que esperamos haya servido para interesar o entender que y cuales son los procesos del negocio, porque es importante tenerlos en cuenta e incorporarlos como parte y práctica importante de una empresa.